ما هي اهمية ادارة الوقت و كيفية إدارة الوقت وفوائد إدارة الوقت

5.8K

ما هي اهمية ادارة الوقت و كيفية إدارة الوقت وفوائد إدارة الوقت و تعلم فن إدارة الوقت وتنظيم كل ثانية من وقتك

طرق تنظيم الوقت، فكثير من الناس يضيعون وقتهم سدى، ولا فائدة له على الإطلاق.

 لأنهم دائما يتجاهلون الوقت ويؤجلون المهام بسبب الكسل وعدم الرغبة في تحقيق أي شيء. 

كل هذا لا طائل من ورائه، لذلك سنتحدث اليوم عن تنظيم الوقت، وأفضل طريقة لاستخدامه، وكيف سيتمكن المرء من تقسيم الوقت بشكل صحيح؟

مفهوم وتعريف الوقت

تم تعريف الوقت من قبل الفلاسفة منذ زمن بعيد، وهو يعرف بأنه الفترة الزمنية التي يمكن قياسها وتحديدها فعليًا، وهي عبارة عن سلسلة من الأبعاد الزمنية المستمرة التي يمكن قياسها من خلال الرياضيات والأساليب العلمية، والتعريف العلمي للوقت هو القياس من الماضي الى المستقبل، فمن المستحيل أن ننظر إلى الوراء في حجم تطور الأحداث في المستقبل. 

يتم مناقشة مفهوم الوقت من منظور الفلسفة والفيزياء والعلوم والبيولوجيا والمادة، على الرغم من أن الوقت شيء غير مرئي وغير محسوس، إلا أنه شيء موجود ويمكن قياسه.

فيعد الوقت هو أحد الأشياء المهمة الموجودة في حياتنا، لأنه يساعد البشرية على فهم التسلسل الزمني وتحسين القدرة على التمييز بين الأحداث التي عاشها في الحياة.

 على سبيل المثال، نميز جميعًا ما حدث لنا في الماضي وتلك التي حدثت لنا الآن، فمن الممكن التنبؤ بالأحداث المستقبلية، لذا فالوقت شيء مستقل ولا علاقة له بأي حدث أو ما يحدث.

فوائد إدارة الوقت

لإدارة الوقت فوائد عديدة للأفراد، من أهمها:

أن تكمل الأهداف المطلوبة في وقت أقصر.

تحقيق التوازن في جميع شؤون الحياة، بحيث يكون هناك وقت للعمل والشؤون الشخصية.

أن تحصل على وقت كافٍ للقيام بالأنشطة التي يحبها هذا الشخص.

الوصول بسهولة إلى الهدف المنشود.

بسبب الشعور بالإنجاز والرضا، يتم تعزيز الثقة بالنفس.

إتمام جميع المهام في الوقت المحدد دون تأخير أو تأجيل . 

إنشاء خطة يومية

ضع خطة يومية لان التخطيط لخطة يومية قبل الذهاب إلى الفراش ليلاً أو في الصباح الباكر سيساعدك على اكتساب نظرة ثاقبة لتقدم اليوم، لذا فإن المهمة هي الالتزام بالخطة قدر الإمكان. 

تحديد الوقت لكل مهمة

يساعد تحديد الوقت اللازم لإكمال المهمة على عدم إبطاء العمل وإكمال المهمة خلال الوقت المخصص لها.

 على سبيل المثال، يمكن تعيين موعد نهائي معين لإكمال مهمة قبل الساعة العاشرة صباحًا، أكمل مهمة أخرى قبل الساعة الثالثة مساءً، وأكمل المهمة الثالثة قبل الخامسة والنصف مساءً. 

تحليل المهام 

قسّم المهمة إلى مكونات، واكتب الخطوات بوضوح وبدقة. 

لأنه يمكنك إكمال كل خطوة على حدة وإكمالها قبل الانتقال إلى المهمة التالية، ويمكنك أيضًا الحفاظ على حماسك من خلال مكافأة نفسك وتحقيق أهدافك. 

تنظيم الوقت

يمكن لإدارة الوقت تنظيم الوقت من خلال تسجيل كل شيء يتم إنجازه في أسبوع. وتسجيله بالتفصيل، اكتشف الأشياء التي تضيع الوقت واعمل على تقليلها، ثم تحقق من هذا السجل للتأكد من استخدام الوقت وإمكانية الراحة.

 بالإضافة إلى إمكانية تسهيل الأمور من خلال عدم جر العمل إلى آخر دقيقة، ووضع إجراءات عمل محددة، والمحافظة على أداء العمل بشكل منتظم، والالتزام بالجداول الزمنية للحفاظ على المواعيد في الوقت المحدد. 

تتبع الوقت

 يساعد تتبع الوقت على فهم كيفية قضاء الوقت وتحليل ما إذا كان يتم إنفاقه في العمل أو الترفيه أو لأسباب شخصية أو مع العائلة، من خلال تتبع كل ما يحدث في اليوم وعلى فترات كل ربع ساعة اكتبها لأسبوع أو لأسبوعين بدون اختصار، حدد المهام التي تتطلب مزيدًا من الوقت، وحدد متى يكون الأفراد أكثر نشاطًا وفعالية خلال اليوم، لذلك سيساعد ذلك في استخدام الوقت لتحديد خطط العمل، بالإضافة إلى الأنشطة اليومية.

 يساعد في جعل الخطة أكثر واقعية والقدرة على تقييم مقدار الوقت المطلوب للأنشطة الأخرى.

عمل بيئة مناسبة للعمل

اختيار بيئة العمل المناسبة للفرد، مثل ترتيب الزخارف الملهمة، هو عامل مهم في تحسين الإنتاجية الإجمالية والشعور بالحماس والعاطفة.

 تسجيل المهام 

يعد تحديد المهام التي يتعين إكمالها أحد الطرق المهمة للقيام بعمل ما.

على سبيل المثال، يرتب المهام المراد إكمالها و على أولوياتها، ثم ينظمها، ثم يبدأ العمل المحدد في اليوم.

  التركيز على المهمة

 يؤدي القيام بالعديد من المهام في نفس الوقت إلى إعاقة التركيز وتقليل كفاءة العمل، الأمر الذي سيستغرق وقتًا أطول لإكماله، دون إيلاء الاهتمام الكافي لكل مهمة. 

تجنب الملهيات 

 فمن الأفضل إتمام المهمة أولاً، ثم القيام بأشياء أخرى، لأن أشياء أخرى يمكن تأجيلها.

فإن الملهيات تقوم بارتباك الأفكار وعمليات العمل، لذلك إذا كان الفرد في منتصف مهمة وتوقف عن العمل للقيام بأشياء أخرى، فمن الصعب العودة إلى العمل مرة أخرى. 

طرق تنظيم الوقت

 تحديد الأهداف

 يساعد تحديد الأهداف على التخطيط بشكل أفضل مما يساعد على تنظيم الوقت بالطريقة الصحيحة وقضاء معظم الوقت في العمل الذي يساعد على تحقيق الأهداف، ويمكن أن يضع أهدافًا قصيرة المدى وأهدافًا طويلة المدى، ولكن يجب تحديدها بشكل صحيح وذكاء بحيث تكون محددة وواضحة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة وفي الوقت المناسب. 

من أجل تحديد الأهداف بأفضل طريقة، يمكنك اتباع هذه النصائح:

من الضروري أن تجد أشياء ملهمة تلهم الإنسان وتلهم حماسه لتكريس جزء من وقته لها.

على سبيل المثال، إذا كنت تريد أداءً أكاديميًا، وترغب في كسب المزيد من المال، وترغب في الحصول على ترقية، وترغب في الزواج، وإيجاد طرق لحل مشاكلك وتحسين حياتك.

رتب الأهداف المحددة حسب الأهمية والأولوية.

على سبيل المثال، إذا كان الشخص طالبًا، فعليه التركيز على دراسته وكيف يمكنه تحصيل الأموال لدفع مصاريف الكلية، ولكن إذا كان عاملًا، فعليه التفكير في كيفية إكمال جميع المتطلبات التي يحصل عليها للحصول على ترقية وظيفية ولكن إذا بلغ سن الزواج فعليه أن يفكر في جمع ما يكفي من المال حتى يتم الحل ويتزوج، بحيث يرتب الشخص بشكل صحيح الأهداف التي يطمح لتحقيقها، مع إعطاء كل هدف الوقت الكافي لتحقيقه دون التعدي على الأهداف الأخرى.

 الالتزام بتحقيق الأهداف المحددة دون تأخير أو كسل مما يزيد من فرص تحقيق الأهداف بشكل ناجح وفعال.

حدد الأهداف بذكاء

من المهم تحديد الأهداف بحكمة حتى تتمكن من تحقيقها بشكل أكثر فعالية.

 ومن أفضل الطرق لتحديد الأهداف بحكمة والتي يمكن اتباعها هي كما يلي:

يجب أن تهدف مجموعة الأهداف إلى شيء محدد، وليس عامًا أو غير واضح.

 إذا كان الهدف عامًا وغير واضح، فسيؤثر على طريقة وتأثير التنفيذ. 

على سبيل المثال، عند التفكير في إنقاص الوزن، فإن الهدف في هذه الحالة خاطئ: أريد أن أفقد الوزن وأن أصبح رشيقًا، والهدف الصحيح هو : أريد أن أفقد ما يعادل 2 كيلوغرام في الأسبوع، بحيث بعد شهرين، سيصل الوزن إلى 75 كجم مثلا.

قابلية قياس الهدف: أي القدرة على الحكم على ما إذا كان الهدف المنشود قد تحقق ومعدل النجاح الذي حصل عليه وقياس حجم إنجازاته.

إمكانية تحقيق الهدف: لأن الهدف يجب أن يكون متناسبًا مع قدرة الشخص وطاقته، فمثلاً إذا كان الشخص لا يأكل طعامًا صحيًا طوال حياته، فلا يجوز له وضع نظام غذائي يأكل فقط الخضار والفواكه.

لأنه لن يستمر أبدًا ولن يصل أبدًا إلى الهدف الذي حدده.

ربط الهدف المحدد بفترة زمنية محددة، وربط الخطة المراد تحقيقها بفترة زمنية محددة والالتزام بها دون تأخير سيساعد في تحقيق الهدف في وقت قصير، وسيتمكن الشخص من الحصول على الكثير من وقت الفراغ أن يفعل ما يحب أن يفعله فيه.

كتابة الهدف

يسهل على الناس النسيان، لذلك يجب كتابة الهدف المراد تحقيقه على قطعة من الورق وتعليقه في مكان يراه كثيرًا مثل الثلاجة أو المرآة أو حتى التلفزيون.

الالتزام بالتنفيذ

الالتزام بتنفيذ الأهداف المحددة، وبما أن الهدف نشاط دائم لن يتوقف، يجب عمل خطة متابعة لكل هدف للتأكد من أن الالتزام بتحقيق جميع الأهداف المطلوبة ولا للكسل ولا الملل ابدا.

تحديد الأولويات

تنقسم المهام ذات الأولوية إلى 4 فئات؛ مهمة وعاجلة، مهمة ولكنها ليست عاجلة، عاجلة ولكنها ليست مهمة، ليست عاجلة وليست مهمة، يجدر التركيز على المهام الهامة غير العاجلة لمنعها من أن تصبح مهمة والمهام العاجلة، التعامل مع العديد من المهام الهامة والعاجلة سيكون له تأثير سلبي على إدارة الوقت والضغط النفسي عند التعامل معها. 

استخدام التكنولوجيا

 تساعد التكنولوجيا كثيرًا في تنظيم الوقت لأن الهواتف الذكية وخدمات الإنترنت توفر خدمات متعددة مما يوفر وقت وجهد أيضا.

يمكن استخدامها أيضا لترتيب الأنشطة التي يجب حضورها بسهولة وتذكيرها مسبقًا، وهو أمر مناسب لإدارة الوقت وتحديد الأولويات.

الاستعانة بالأخرين

بعض الأعمال تحتاج إلى مساعدة من البعض الآخر، وبعض المهام يتم تفويضها لهم، لذلك لا داعي لأن يكون صاحب العمل هو الشخص الوحيد الذي يكمل جميع المهام اللازمة، لأن العمل يمكن إسناده للآخرين وتدريبهم عليه لإنجاز بعض المهام البسيطة. 

والتي يمكن أن تساعد أصحاب العمل في التركيز على أصعب وأهم المهام.

أخذ راحة

 فكثير من الناس يعملون بشكل مستمر دون راحة، وقد يتسبب ذلك في تأثير سلبي على كفاءة العمل، لذلك من الضروري الابتعاد عن المكتب لفترة من الوقت. 

فالعمل لساعات طويلة يرهق فيجب أخذ راحة لمدة 30 دقيقة على الأقل، مما يساعد الأفراد على أن يكونوا أكثر كفاءة وإنتاجية.

 بالإضافة إلى ذلك، فإن التخطيط لأخذ استراحة في منتصف اليوم له فوائد كبيرة لأنه يساعد على تقسيم العمل إلى أجزاء سهلة الإنجاز، مما يساعد على توفير الوقت وتنظيمه.

إبداء الرفض والابتعاد عن المشتتات 

إن التعبير عن الرفض والابتعاد عن التدخل يتطلب جدولة أفضل للعمل واستكماله، وإدراكًا أقصى لقدرات الفرد، ورفض أداء المهام التي تتجاوز قدراته، أو تأجيل هذه المهام إلى وقت آخر أكثر ملاءمة، ليس هذا فحسب، بل إنه ضروري أيضًا لرفض وإزالة العديد من الاضطرابات التي تسبب ضياع الوقت؛ مثل رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرسائل النصية وما إلى ذلك، وإيقاف تشغيل الهواتف المحمولة وجميع مصادر التداخل لمساعدة الأفراد على التركيز وتحسين قدرتهم على الإكمال.

التركيز على جودة العمل

  تنظيم الوقت لا يؤدى الى إنجاز العمل فقط ولكن يؤدى الى الجودة العالية للعمل، ويوصى بالتركيز على النتائج، وليس درجة تركيز الفرد أو الوقت الذي يستغرقه لإكمال المهمة، لأن قضاء المزيد من الوقت لا يعني إنجازًا أكبر، فإكمال مهمة واحدة و من ثم الانتقال إلى مهام أخرى يعد أيضًا مهامًا مهمة بدلاً من بدء بعض المهام وتركها قبل اكتمالها تمامًا؛ وذلك لأن المشتتات أثناء القيام بالمهام ستفقد الاهتمام الشخصي وتؤدي إلى تراجع في إنجاز العمل.